Поток договоров: как ускорить работу юриста и сколько это даёт в деньгах

Сначала посчитайте, во что обходится один договор

У проверки договора две цены. Первая — время юриста. Вторая — время, которое договор лежит в очереди, пока сделка ждёт подписи.

Час штатного юриста считается просто: оклад плюс страховые взносы, делённые на рабочие часы месяца. При окладе 100 тысяч рублей и взносах около 30% компания тратит примерно 130 тысяч в месяц, или около 800 рублей за рабочий час. Типовой договор поставки или услуг на 10–15 страниц занимает у опытного юриста час-два. Тридцать таких договоров в месяц — это 45 часов, больше недели рабочего времени, только на чтение.

Вторую цену видно хуже. Договор, который три дня ждал своей очереди, — это отгрузка на три дня позже, сдвинутый старт работ, а в госзакупках — иногда пропущенный срок подачи заявки. Её никто не считает, но платит за неё именно бизнес.

Где уходит время

Если понаблюдать за юристом на потоке, время почти всегда теряется в одних и тех же местах:

• Каждый договор читается целиком, хотя большая часть текста у договоров одного типа совпадает от раза к разу.
• Опасные пункты ищутся по памяти. Без списка что-то легко пропустить, поэтому договор перечитывают ещё раз — для уверенности.
• Каждое отступление согласуется с руководителем: «можно ли согласиться на неустойку 0,5% в день?» Ответ приходит через день.
• Протокол разногласий набирается вручную, а формулировки придумываются заново, хотя спорные пункты из раза в раз одни и те же.
• Новую редакцию от контрагента читают снова целиком, вместо того чтобы посмотреть, что изменилось.
• Сроки по договору никто не записывает, и потом время уходит на разбор пропущенных поставок и неустоек.

Семь приёмов, которые убирают очередь

1. Разделите поток на три уровня

Не всем договорам нужна одинаковая проверка. Достаточно один раз описать на одной странице, какой договор к какому уровню относится, — и этим правилом пользуется тот, кто принимает договор от контрагента.

2. Запишите позицию компании по ключевым условиям

Большинство согласований с руководителем — про одни и те же десять-пятнадцать условий. Их можно согласовать один раз и записать: что принимаем, что правим и где красная линия. Например:

• неустойка — не больше 0,1% в день и не больше 10% от суммы договора;
• отсрочка оплаты — до 30 дней, дольше только с авансом;
• односторонний отказ — только с уведомлением за 30 дней и оплатой сделанного;
• споры — в арбитражном суде по месту нахождения компании;
• ответственность — ограничена суммой договора.

С таким списком юрист не ждёт ответа руководителя по каждому договору, а руководитель видит, что по любому договору компания держит одну и ту же линию.

3. Проверяйте по чек-листу своего типа договора

В поставке опасно одно — приёмка по качеству, сроки поставки, переход риска. В подряде другое — сроки работ, гарантийное удержание, приёмка этапов. Общий список на все случаи или длинный, или дырявый. Держите отдельный короткий чек-лист на каждый тип, который у вас встречается чаще всего. За основу можно взять наш чек-лист проверки договора.

4. Шаблон протокола разногласий и библиотека формулировок

Если одни и те же пункты правятся из договора в договор, удачные формулировки стоит хранить в одном файле: условие, ваша редакция, короткое обоснование для контрагента. Протокол тогда собирается из готовых кусков за минуты. Как его оформить, мы разбирали в статье «Протокол разногласий», там же есть образец.

5. Новую редакцию сравнивайте, а не читайте заново

Контрагент вернул договор «с небольшими правками». Читать его снова целиком — долго, а верить на слово — опасно: правки бывают не только там, где о них сказали. Сравнение двух редакций в Word («Рецензирование → Сравнить») показывает все изменения за минуту, и юрист проверяет только их.

6. Сроки — в календарь в день подписания

Сроки поставки, оплаты, уведомлений и окончания договора стоит вносить в календарь сразу после подписания, с напоминанием заранее. Это не ускоряет проверку, но убирает работу, которая иначе вернётся позже: претензии, неустойки, спор о том, кто что пропустил. Как считать неустойку, если срок всё же сорван, — в нашем калькуляторе неустойки.

7. Первый проход — программой, решение — за юристом

Для договоров среднего уровня первый проход можно отдать программе: она находит условия против вашей стороны и показывает каждое с цитатой из договора. Юрист начинает не с чистого листа, а с готового списка: проверяет найденное, отбрасывает лишнее и решает, что править. Важно правило: программа не решает, подписывать договор или нет, — это остаётся за юристом и руководителем.

Что это даёт в деньгах

Возьмём условную компанию с тридцатью договорами в месяц, из которых половина — на собственном шаблоне, двенадцать — на форме контрагента и три — крупные или нетиповые.

Освобождается около 29 часов в месяц — почти четыре рабочих дня. Тот же юрист справляется с вдвое большим потоком, очередь из договоров исчезает, а вопрос о втором юристе — это ещё около 130 тысяч рублей в месяц с взносами — откладывается. Цифры условные: подставьте свои, но порядок разницы обычно сохраняется.

Если вы юрист на абонентском обслуживании, та же арифметика работает на вашу прибыль: пакет клиента закрывается быстрее, а освободившиеся часы — это ещё один-два клиента без найма помощника.

С чего начать на этой неделе

• Замерьте время на десяти ближайших договорах: сколько ушло на чтение, согласования и протокол.
• Опишите три уровня на одной странице и договоритесь, кто определяет уровень договора.
• Согласуйте с руководителем позицию по десяти главным условиям.
• Заведите файл формулировок и шаблон протокола разногласий.
• Вносите сроки в календарь в день подписания.

Коротко

• У проверки две цены: часы юриста и время, которое договор ждёт в очереди.
• Час штатного юриста обходится компании примерно в 800 рублей при окладе 100 тысяч.
• Больше всего времени уходит на чтение с нуля, согласования и ручной протокол.
• Уровни проверки, записанная позиция компании и чек-листы снимают большую часть работы.
• Первый проход можно отдать программе, решения остаются за юристом.
• На тридцати договорах в месяц это около 29 часов юриста — почти четыре рабочих дня.